Häufig gestellte Fragen

Leider können wir für unsere Gäste keine Buchungen im Voraus vornehmen. Gemäß den Richtlinien müssen Buchungen und Zahlungen in der Regel direkt vom eingeladenen Gäste vorgenommen werden; die entsprechenden Kosten werden von der LMU nach Einreichung des Erstattungsantrags und der Belege nach Abschluss der Reise erstattet.

Vorauszahlungen an Gäste sind grundsätzlich nicht gestattet. Eingeladene Gäste müssen im Voraus bezahlen und erhalten nach der Reise eine Rückerstattung

Verpflegungskosten können nicht erstattet werden. Es kann jedoch eine Tagespauschale (von bis zu maximal 21,50 €) beantragt werden. Diese wird auf der Grundlage der Dauer bzw. der Stunden der Dienstreise pro Tag berechnet, wobei die Beträge um bereits inbegriffene oder vom Gastgeber übernommene Mahlzeiten gekürzt werden (Beispiel: Frühstück, das bereits in den Hotelkosten enthalten ist, oder Abendessen, das vom Veranstalter übernommen wird).

Wenn eine private Reise oder ein längerer Aufenthalt mit der Dienstreise verbunden ist, werden nur die auf die Dienstreise entfallenden Kosten erstattet.

Bitte informieren Sie den Veranstalter im Voraus, falls dieser Sonderfall auf Ihren Besuch zutrifft.

Ein Kostenvergleich ist insbesondere bei Reisebuchungen (Flug oder Bahn) unbedingt erforderlich und muss zusammen mit den Unterlagen eingereicht werden, um den angemessenen Erstattungsbetrag zu ermitteln.
(Beispiel: vergleichbare Screenshots, aus denen hervorgeht, dass die Kosten für Fahrkarten für die verlängerten Reisedaten/-zeiten gleich oder geringer sind als allein die Kosten für die Dienstreise).

Alle Erstattungen erfolgen gemäß dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG), das auch die Obergrenzen für Hotelkosten für Gäste festlegt:

• Innerhalb von München: Hotelkosten bis zu einem Betrag von maximal 120 € pro Nacht (inkl. Frühstück) können erstattet werden
• Außerhalb von München: Hotelkosten bis zu einem Betrag von maximal 90 € pro Nacht (inkl. Frühstück) können erstattet werden

Bei Überschreitung der Hotelpreisgrenze (120 € pro Nacht) müssen eine Begründung sowie ein Nachweis des Preisvergleichs zusammen mit dem Erstattungsformular eingereicht werden, um zu belegen, dass in München keine anderen Hotels innerhalb der festgelegten Preisgrenze verfügbar waren.

Dieser Nachweis des Preisvergleichs sollte vor bzw. zum Zeitpunkt der Buchung erfolgen und kann in Form von Screenshots von booking.com oder anderen Anbietern erbracht werden, aus denen die Nichtverfügbarkeit von Preisen für die Reisedaten eindeutig hervorgeht. Sollten diesbezüglich Zweifel bestehen, wenden Sie sich bitte vor einer verbindlichen Buchung an die Veranstalter.

Ja, das Büro des Münchner Zentrums für Geoastronomie kann Ihnen bei folgenden Punkten unterstützen:

• Empfehlungen für Unterkünfte in der Nähe des Veranstaltungsortes bzw. der Veranstaltungsorte.
• Unterstützung bei der Hotelbuchung im Namen des Referenten in einem LMU-Partnerhotel (je nach Verfügbarkeit und auf Anfrage).

Bitte beachten Sie:

i) Buchungen über uns werden direkt auf den Namen des Gastes vorgenommen
ii) Die Zahlungen müssen zunächst direkt vom Gast im Hotel geleistet werden (die Erstattung erfolgt anschließend).
iii) Um kurzfristige Stornierungsgebühren zu vermeiden, bitten wir Sie, uns so früh wie möglich über eine Absage oder Änderungen Ihrer Reisepläne zu informieren.

Sollten Sie Fragen oder Unklarheiten bezüglich Buchungen oder Kostenerstattungen haben, wenden Sie sich bitte vor einer verbindlichen Buchung an das Koordinationsbüro des Münchner Zentrums für Geoastronomie. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Wir können folgende Kosten erstatten:

• Flugtickets der Economy-Klasse.
• Bahnfahrkarten der Economy-Klasse.
• Kosten für öffentliche Verkehrsmittel.

Um Preisschwankungen zu vermeiden, bitten wir Sie um Ihre Mithilfe, indem Sie Ihre Reise- und Hotelbuchungen frühzeitig vornehmen und, sofern verfügbar, bereits vorhandene Ermäßigungskarten für Bahnfahrten nutzen.

Ja. Bitte behalten Sie den Zahlungsbeleg und die Originalfahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel auf und reichen Sie diese zusammen mit den Erstattungsunterlagen ein. Weitere Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln finden Sie hier.

Taxi- und Uber-Kosten für Fahrten können in der Regel nicht erstattet werden. Dies ist nur in außergewöhnlich begründeten Fällen möglich (Beispiel: Fehlen jeglicher anderer öffentlicher Verkehrsmittel).

Weitere Informationen finden Sie hier.

Detaillierte Informationen finden Sie hier.

Wir rechnen mit einer Bearbeitungszeit von etwa 3–6 Wochen.
Vor den Winterferien oder in Zeiten mit hohem Antragsaufkommen kann dies jedoch länger dauern.

Ja. Der Erstattungsantrag muss zusammen mit den erforderlichen Unterlagen spätestens sechs Monate nach der Veranstaltung eingereicht werden.

Anträge, die nach Ablauf dieser Frist eingereicht werden, sind nicht mehr erstattungsfähig.