LMU-Chat (Matrix)

Rufen Sie Ihr Benutzerkonto auf und wählen Sie das Opt-In LMU-Chat aus.

Gehen Sie zuerst über den Client "Element" auf dem Desktop wie folgt vor:

• Installieren Sie den Client "Element" auf Ihrem Desktop.
  Den Client gibt es für die gängigen Betriebssysteme Windows, macOS oder Linux über https://element.io/download.
• Dann wählen Sie "Anmelden" mit dem LRZ-Benutzername (z.B. ab12abc) und erstellen keinen neuen Account.
• Anschließend wählen Sie den Heimserver matrix.lmu.de und geben den LRZ-Benutzernamen (z.B. ab12abc) und das Passwort ein.
• Dann geben Sie die Sicherheitsphrase (empfohlen) ein.
  Wichtige Information: Speichern Sie diese Sicherheitsphrase in Ihrem Passwort-Manager z.B. KeePass. Wenn Sie diese nicht mehr wissen, kann es sein, dass die alten Nachrichten verschlüsselt sind. Notwendig wird diese Sicherheitsphrase, da Matrix eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E) verwendet.
• Dann sind Sie im Desktop-Client und können die Desktopbenachrichtigungen aktivieren und sich zwischen folgenden drei Möglichkeiten entscheiden:
  Direktnachricht senden
  Öffentliche Räume erkunden
  Gruppenraum erstellen

Gehen Sie über den Browser wie folgt vor:

• Rufen Sie im Browser matrix.lmu.de auf.
• Wählen Sie die Sprache aus und gehen auf Sign In.
• Melden Sie sich am Heim-Server matrix.lmu.de mit Ihrer LMU-Benutzerkennung an. Der Benutzername ist dabei der LRZ-Benutzername, z.B. ab12abc.
• Dann können Sie Dieses Gerät verifizieren (wenn Sie schon den Desktop-Client installiert haben). Dazu nutzen Sie einen Sicherheitsschlüssel oder eine Sicherheitsphrase (empfohlen).
  Wenn Sie auf einem anderen Gerät schon Matrix nutzen, können Sie sich mit einem anderen Gerät verifizieren.

Gehen Sie über die App "Element" auf dem Smartphone wie folgt vor:

• Installieren Sie die App "Element" auf Ihrem Smartphone.
  Die App gibt es für die mobilen Betriebssysteme Android und iOS über https://element.io/download.
• Dann wählen Sie "Sign In".
• Anschließend wählen Sie den Heimserver und geben den LRZ-Benutzernamen und das Passwort ein. Dann geben Sie die Sicherheitsphrase ein oder verifizieren sie sich mit einem anderen Gerät.
  

• In der linken oberen Ecke befindet sich ein Symbol mit dem Initial Ihres Familiennamens oder Ihrem Avatar. Ein Klick darauf öffnet das entsprechende Benutzermenü.
• Über das Benutzermenü konfigurieren Sie alles, was mit Ihrem Konto zusammenhängt. Die vorgegebenen Einstellungen sind grundsätzlich akzeptabel. Änderungen sollten Sie erst dann vornehmen, wenn Sie eine Weile mit dem Programm gearbeitet haben.
• Hier können Sie u.a. einen Avatar einrichten und die Benachrichtigungen festlegen.

Um einzelne Personen anzuschreiben und somit einen 1:1 Chat zu erzeugen ist als Erstes auf das + in der Kategorie „Direkte Nachrichten“ zu klicken.

Nun ist in das Suchfeld zu tippen und bspw. die E-Mail-Adresse der empfangenen Person anzufangen zu tippen:

Personen, die schon einen Account in Matrix haben sind auch durch ihren Anzeigenamen (meist „Nachname, Vorname“) auffindbar. Bitte nach jedem letzten eingegebenen Zeichen 5 Sekunden warten, bis die Suchergebnisse angezeigt werden. Personen, die noch nicht eingeloggt waren, sind ausschließlich über ihre E-Mail-Adresse oder ihren LRZ-Benutzernamen auffindbar. Der Link-Button „Show More“ lässt weitere Sucherergebnisse erscheinen. Beachten Sie auch, auf welchem Server Ihre gesuchte Person angezeigt wird.

Es öffnet sich das Gespräch, welches nach Annahme der Einladung durch die verbundene Person Ende-zu-Ende-verschlüsselt (inzwischen Standard) beginnen kann.

• Zur Eingabe dient das Feld "Nachricht" am unteren Ende des rechten Bildschirmseite. Nach dem Tippen des ersten Zeichens erscheint am Ende das Symbol eines Fliegers. Ein Klick auf dieses Symbol (oder das Drücken der Enter-Taste) stellt Ihre Nachricht in den Chatbereich.
• Für einfache Formatierung stehen über dem Eingabefeld die nötigsten Dinge wie fett, kursiv und durchgestrichen bereit.
• Klickt man auf das Smiley-Symbol am Ende der Eingabezeile öffnet den Dialog zur Eingabe von Emojis.
• Klickt man auf die Klammer am Ende der Eingabezeile kann man einen Anhang hinzufügen.
• Wie üblich kommt man über die drei Punkte am Ende der Eingabezeile auf "Weitere Optionen" wie Sprachnachricht und Umfrage.
• Um einen mehrzeiligen Text zu verfassen, drücken Sie die Tastenkombination SHIFT (Hochstelltaste) + ENTER, um eine neue Zeile hinzuzufügen.
• Teilnehmer ansprechen: Um einen Teilnehmer in einem Kanal gezielt anzusprechen, tippen Sie in Ihrem Text das @-Zeichen, gefolgt von dem Nachnamen des Teilnehmers, z.B. @Mustermann. Nach wenigen Buchstaben wird der Name automatisch ergänzt. Diese Art der Erwähnung sorgt dafür, dass der betreffende Teilnehmer über die Benachrichtigungsfunktion informiert wird, dass sein Name in einem Gespräch gefallen ist.

Weitere Informationen zum Nachrichten formatieren unter der Matrix-Doku der TUD: https://doc.matrix.tu-dresden.de/messaging/formatting/

Weitere Informationen zum Suchen innerhalb der Nachrichten unter der Matrix-Doku der TUD: https://doc.matrix.tu-dresden.de/messaging/search/

Über den Messenger LMU-Chat (Matrix) sind Sprach- und Videoanrufe möglich.
Gehen Sie dazu auf die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste rechts oben im Chatbereich.

Räume sind wie Gruppen in anderen Messengern. In Matrix wird selbst für eine Direktnachricht ein sogenannter Raum erstellt.
Sie können ganz nach Bedarf eigene Räume einrichten und Benutzer dazu einladen. Wenn Sie einen Raum anlegen, sind Sie automatisch der Besitzer dieses Raumes und können alles darin administrieren.

Standardmäßig kann jeder in einem Raum andere Personen einladen.

Einige Features wie Bots funktionieren bei der Verschlüsselung von Räumen nicht.

Weitere Informationen zu Räumen unter der Matrix-Doku der TUD: https://doc.matrix.tu-dresden.de/rooms/

Spaces ermöglichen das Gruppieren von Personen, Räumen und Spaces, wobei all diese Raumarten zugleich mehreren Spaces zugeordnet werden können. Dadurch erleichtern sie die Verwaltung vieler Räume und ermöglichen es, diese auch für andere Personen einfacher auffindbar zu machen.
Achtung: Das Verschachteln von Spaces untereinander kann ab der dritten Ebene zu Problemen führen.

Es wird zwischen drei Arten von Spaces unterschieden:

• Öffentliche Spaces
  Ist der Space öffentlich, erfolgt der Beitritt einfach per leicht teilbarem Zugangslink, eine Einladung ist nicht erforderlich. Diese Art bietet sich für offene Communities an.
• Private Spaces
  Ist der Space privat, erfolgt der Beitritt ausschließlich durch explizite Einladung. Diese Art bietet sich für geschlossene Gruppen an, welche keine externen Nutzer:innen zulassen, aber den Space trotzdem für vertraute Personen leicht entdeckbar machen möchten.
• Persönliche Spaces
  Persönliche Spaces dienen zur individuellen Organisation der eigenen Räume und Personen.

Standard-Spaces

In Element stehen vordefinierte persönliche Spaces zur Verfügung:

• Startseite
  Die Startseite ist immer aktiviert. Sie beinhaltet alle Gespräche und Räume. Optional können Räume, die Teil eines Spaces sind, eingeblendet werden.
• Favoriten
  Beinhaltet alle favorisierten Gespräche und Räume.
• Personen
  Beinhaltet alle Gespräche.
• Räume ohne Zugehörigkeit zu einem Space
  Beinhaltet alle Räume, welche nicht Teil eines Spaces sind.

Zur Konfiguration rufen Sie die „Schnelleinstellungen“ als letzte Option in der Spaces-Spalte auf und wählen hier „Weitere Optionen“ aus oder wechseln Sie in die Element-Einstellungen und wählen die Option „Seitenleiste“. In den Schnelleinstellungen lassen sich bereits der Favoriten- und Personen-Space aktivieren.

LMU-Chat (Matrix) ist ein Instant Messenger auf Basis des Protokolls Matrix, der allen Angehörigen der LMU zur Verfügung steht. Die LMU stellt Ihnen in Zusammenarbeit mit dem LRZ eine leistungsfähige und sichere Messaging Umgebung zur Verfügung, in der Sie Nachrichten austauschen, Audio- oder Videocalls durchführen können. Sie können LMU-Chat (Matrix) im Browser über matrix.lmu.de nutzen, oder über Clientprogramme, z.B. „Element“.

LMU-Chat (Matrix) wird betrieben vom LRZ, mit dem LRZ besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit der Aktivierung Ihrer LMU-Benutzerkennung stimmen Sie der für den Betrieb des Chats erforderlichen Datenverarbeitung auf Basis der jeweils geltenden Benutzungsrichtlinien des LRZ und der LMU zu und müssen bestätigen, dass Sie die Nutzungs- und Datenschutzhinweise der LMU zur Kenntnis nehmen. Die Nutzungshinweise für LMU-Chat finden Sie unterhalb der Datenschutzinformationen.

• Damit Sie den Dienst nutzen können, brauchen Sie eine LMU-Benutzerkennung, die Sie für die Nutzung des Dienstes einmalig in Ihrem Benutzerkonto freischalten müssen. Der Dienst ist mit dem zentralen Identity Management der LMU verbunden. Mit der Aktivierung Ihrer LMU-Benutzerkennung für LMU-Chat (Matrix) stimmen Sie die Datenverarbeitung zu. Ohne eine LMU-Benutzerkennung ist eine Nutzung des Dienstes nicht möglich und zulässig.
• Bitte beachten Sie auch unsere Nutzungshinweise unterhalb der Datenschutzinformationen.
• Pilotbetrieb: Derzeit wird LMU-Chat (Matrix) im Pilotbetrieb angeboten. Er steht noch nicht allen Angehörigen der LMU zur Verfügung, die Hinweise zum Datenschutz sowie die Nutzungshinweise und die Konfiguration können sich noch ändern. Zum Start des Regelbetriebs werden wir alle Nutzer über den dann geltenden Stand informieren.

LMU-Chat (Matrix) dient als Tool zur Zusammenarbeit, Kommunikation, Vernetzung und zum informellen Austausch zwischen den Mitgliedern der LMU. Auch die Kommunikation mit externen (Personen außerhalb der LMU) ist über LMU-Chat (Matrix) ist technisch machbar. Sie haben die Möglichkeit, private und öffentliche Räume einzurichten und zu benutzen. Die Funktionen sind einfach, intuitiv bedienbar und ermöglichen das Versenden von Informationen, Dateien, Bildern, Tonaufnahmen und Videos. Außerdem können Sie Audio- und Videocalls durchführen.

Für den Austausch von umfangreichen Datensätzen, der Verarbeitung besonders schützenswerter Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten) oder zum Austausch über Geschäftsgeheimnisse ist LMU-Chat (Matrix) nicht gedacht und darf dafür nicht genutzt werden. Ebenso ist die Nutzung ausschließlich für zulässige und rechtmäßige Datenverarbeitungen gestattet.

Der Dienst kann nur im Rahmen Ihrer Zugehörigkeit zur LMU genutzt werden. Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme und zur Gewährleistung der internen Netz- und Informationssicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 BayDSG) erfolgt nicht. Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben oder die wir im Rahmen der Tätigkeit an der LMU über Sie in zulässiger Weise erhalten haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG). Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von LMU-Chat (Matrix) statt. Der Personalrat der LMU hat der Verwendung von LMU-Chat (Matrix) zugestimmt.

Es kann in einigen Fällen (z.B. längere Nichtverfügbarkeit des Dienstes) notwendig sein, Sie zu kontaktieren. Falls es keine gleichwertige oder bessere Möglichkeit gibt Sie zu informieren, werden wir Ihre personenbezogene Daten für eine Kontaktaufnahme verwenden, z.B. über den Infodienst der LMU.

Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Nutzung von Matrix erfolgt gemäß Art 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO (Einwilligung).

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

In LMU-Chat (Matrix) werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Name
• Vorname
• LMU-Benutzerkennung und LRZ-Kennung
• Matrix ID
• E-Mail-Adresse
• Zugehörigkeitsstatus zur LMU (Studierende/r / Beschäftigte/r)
• Das optionale Avatarbild
• Anwesenheitsstatus („online“, „abwesend seit [Zeitangabe]“, „offline seit [Zeiteingabe]“)
• Aktivitätsprotokoll, Logdaten und IP (zuletzt gesehene IP-Adresse des Clients und Zeitstempel)
• Nutzungs- und Inhaltsdaten: damit sind u.a. Chatinhalte und Video- und Audiocalls oder hochgeladene Dateien gemeint. Diese Inhalte sind verschlüsselt, ein Zugriff – auch durch die IT-Administration – ist nicht möglich.
• Geräteidentifikation
• Logs zu Ereignissen auf Matrix (z.B. Zeitpunkt von Ereignissen wie dem Betreten oder Verlassen eines Raums)

Die Profildaten (Anzeigename, E-Mail und optionales Bild) sind durch die Teilnahme am globalen Matrix-Netzwerk über die Kontaktsuche für Externe sichtbar. Ihr Anwesenheitsstatus ist auch für externe Personen sichtbar, wenn Sie mit ihnen in einem gemeinsamen Chat-Raum oder Space chatten.

Datenübermittlung

Um die Nutzung von LMU-Chat (Matrix) entsprechend den o.g. Zwecken zu ermöglichen, müssen personenbezogene Daten an andere Einrichtungen übermittelt werden:

• an das LRZ
• für Push-Benachrichtigungen an Mythic Beasts

Im Rahmen der Datenübermittlung werden die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen eingehalten. Die Datenübermittlung erfolgt innerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO oder in Länder mit einem entsprechend angemessenen und anerkannten Datenschutzniveau. Es erfolgt keine unbefugte Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation.
Wenn Sie in einem Gruppenraum an einem Videocall teilnehmen, findet dieser in lrz.meet, der Jitsi-Instanz des LRZ statt. Beachten Sie dafür bitte die Datenschutzhinweise des LRZ.

Verwendung Ihrer Matrix ID, auch außerhalb der LMU-Instanz matrix.lmu.de

Wenn Sie LMU-Chat (Matrix) zum ersten Mal mit Ihrer LMU-Benutzerkennung verwenden, wird eine persönliche Matrix ID erzeugt. Mit dieser Matrix ID können Sie auch außerhalb der LMU-Instanz Matrix verwenden, z.B. um mit Wissenschaftlerinnen oder Studierenden von anderen Hochschulen zu chatten. Bitte beachten Sie, dass dabei Ihre personenbezogenen Daten (inkl. die optionalen Angaben und Ihr Anwesenheitsstatus) übertragen und sichtbar für einen externen Personenkreis werden. Darüber hinaus könnten sich die jeweiligen Löschfristen und -routinen anderer Instanzen von den Löschfristen und -routinen der LMU unterscheiden.

Beschäftigte der LMU dürfen Ihre dienstliche Matrix ID nur für dienstliche Zwecke verwenden.

Ihr Benutzerprofil enthält in der initialen Befüllung nur Ihren Vor- und Nachnamen, sowie Ihre im Benutzerkonto hinterlegte LMU-E-Mail-Adresse. Dies ist für die Nutzung ausreichend. Auf freiwilliger Basis können Sie ein Foto hinterlegen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird allerdings empfohlen, bei der Ergänzung die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung zu beachten und eine Ergänzung nur vorzunehmen, wenn und soweit dies für die Nutzung von LMU-Chat (Matrix) erforderlich ist.

Auffindbarkeit von Nutzern und Sichtbarkeit Ihrer Aktivitäten bzw. Lesbarkeit Ihrer Nachrichten in LMU-Chat (Matrix)

Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt, d.h. nur die Endnutzer können die Inhalte – insbesondere bei 1-zu-1 Kommunikation in privaten Kanälen - sehen.

Ihr Benutzerprofil ist für alle anderen Nutzer in LMU-Chat (Matrix) mit Vor- und Nachnamen und ggf. den weiteren von Ihnen ergänzten Informationen auffindbar. Sie können von jedem anderen LMU-Chat (Matrix) Nutzer angechattet werden. Wenn Sie mit der Anzeige Ihres Online-Status nicht einverstanden sind, können Sie den Chatclient beenden bzw. das Browserfenster schließen. Damit werden Sie als nicht verfügbar (offline) angezeigt.

Jeder Nutzer kann Chatkanäle („Räume“) öffnen oder in solche eingeladen werden, je nach Konfiguration der Räume können Nutzer Räume auch selbst proaktiv betreten. Die Chatinhalte selbst sind nur für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des jeweiligen Chats sichtbar. Nachrichten in Gruppen- oder (öffentlichen) Kanälen sind für alle Teilnehmer der jeweiligen Gruppen oder Kanäle sichtbar.

Audio- und Videocalls

Sie können innerhalb von LMU-Chat (Matrix) Audio- oder Videocalls durchführen. In 1-zu-1 Chats finden diese Calls nativ in Matrix statt.

In einem Gruppenchat können Administratoren einen Videocall starten, Gruppenmitglieder können dem Videocall beitreten. Für Videocalls in Gruppenchats wird die Jitsi-Instanz des LRZ (meet.lrz.de) verwendet, es gelten dafür die Datenschutzhinweise des LRZ.

Löschung des LMU-Chat (Matrix) Accounts und von Inhalten

Alle Inhalte, Nachrichten und Dateien werden nach einem Jahr automatisch dauerhaft und irreversibel gelöscht. Alle eigenen Nachrichten und der LMU-Chat (Matrix) Account selbst können jederzeit durch die Nutzer selbst gelöscht (bzw. deaktiviert) werden. Ihre persönliche Matrix ID wird dadurch nicht gelöscht, sie wird anonymisiert dauerhaft gespeichert. Dadurch wird verhindert, dass dieselbe Matrix ID neu vergeben wird.

Löschung des LMU-Chat (Matrix) Accounts

Ihr LMU-Chat (Matrix) Account bleibt standardmäßig bestehen, bis Ihre LMU-Benutzerkennung inaktiv wird. Dies geschieht nach der 90-tägigen Kulanzphase nach Ihren Ausscheiden aus der LMU. Weitere 60 Tage, nach dem Ihre LMU-Benutzerkennung inaktiv wird, wird Ihr LMU Matrix Account gelöscht. Damit werden alle direkten Chats ebenfalls gelöscht, und alle Beiträge in Kanälen anonymisiert.

Sie können Ihren LMU Matrix Account jederzeit selbst deaktivieren über das Menü „Einstellungen > Benutzerkonto deaktivieren“. Dann werden alle privaten Chats gelöscht, sowie alle von Ihnen verfassten Nachrichten in gemeinsamen Kanälen auf „Removed User“ umgestellt (anonymisiert). Dieser Vorgang ist nicht rückgängig zu machen.

Löschung von Inhalten

Sie können Ihre individuellen Inhalte und Textnachrichten in jedem Chatraum jederzeit löschen. Außerdem kann jeder Raum und alle seine Inhalte jederzeit vom Raumadministrator gelöscht werden.

Datensicherung

LMU-Chat (Matrix) wird auf einem virtuellen Server am Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) gehostet. Es wird regelmäßig automatisch ein Snapshot der virtuellen Maschine und der Datenbankinhalte angefertigt.

Die LMU hat die Firma Mythic Beasts mit dem Versand von Push-Benachrichtigungen beauftragt. Dieses externe Unternehmen speichert keine Inhalte oder personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Aktivität, sondern informiert Sie lediglich darüber, dass eine Nachricht versendet wurde.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Kontakt: VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Kontakt: it-servicedesk@lmu.de

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU

Ludwig-Maximilians-Universität München
-- Behördlicher Datenschutzbeauftragter --
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Tel.: 089-2180-2414
https://www.lmu.de/datenschutz

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO), Beschränkung (Art. 18 DSGVO) und auf Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Daneben steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.Die für die Ludwig-Maximilians-Universität München zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie Fragen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung (s.o.). Diese prüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und trifft dann die erforderlichen Maßnahmen.

Es gelten die Nutzungsbedingungen, Datenverwendungshinweise und Datenschutzinformationen in der jeweils geltenden Fassung.

Stand: 16. Mai 2024

LMU-Chat (Matrix) ist ein Instant Messenger auf Basis des Protokolls Matrix, der allen Angehörigen der LMU zur Verfügung steht. Die LMU stellt Ihnen in Zusammenarbeit mit dem LRZ eine leistungsfähige und sichere Messaging Umgebung zur Verfügung, in der Sie Nachrichten austauschen, Audio- oder Videocalls durchführen können. Sie können LMU-Chat (Matrix) im Browser über matrix.lmu.de nutzen, oder über Clientprogramme, z.B. „Element“.

Damit Sie den Dienst nutzen können, bedarf es einer LMU-Benutzerkennung, die Sie für die Nutzung des Dienstes einmalig in Ihrem Benutzerkonto freischalten müssen. Der Dienst ist mit dem zentralen Identity Management System verbunden. Ohne eine LMU-Benutzerkennung ist eine Nutzung von LMU-Chat (Matrix) nicht möglich und zulässig.

LMU-Chat (Matrix) wird betrieben vom LRZ, mit dem LRZ besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit der Aktivierung Ihrer LMU-Benutzerkennung stimmen Sie der für den Betrieb des Chats erforderlichen Datenverarbeitung auf Basis der jeweils geltenden Benutzungsrichtlinien des LRZ zu und müssen bestätigen, dass Sie die Nutzungs- und Datenschutzhinweise der LMU zur Kenntnis nehmen.

Bitte beachten Sie auch die Datenverwendungshinweise und Datenschutzinformationen oberhalb der Nutzungshinweise.

• Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein, um den Service zu benutzen. Für die Nutzung des Dienstes brauchen Minderjährige die explizite Erlaubnis ihrer Erziehungsberechtigten.
• Die Nutzung des LMU-Chat (Matrix) ist grundsätzlich freiwillig. Eine verpflichtende Benutzung im dienstlichen Kontext in einzelnen Einrichtungen der LMU bedarf der Beteiligung des Personalrats.
• Mit der Freischaltung für LMU-Chat (Matrix) stimmen Sie den jeweils geltenden Benutzungsrichtlinien des LRZ und der LMU zu.
• Sie stimmen zu, dass Ihr Name, Ihre LMU E-Mail-Adresse und ggf. die weiteren freiwilligen Angaben in Ihrem Nutzerprofil allen anderen Nutzern angezeigt werden.
• Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie mit externen Personen (Personen außerhalb der LMU) über Ihren LMU-Chat (Matrix)-Account kommunizieren, Ihre LMU-Chat (Matrix)-Identität in der Form @[LRZ-Benutzerkennung]:matrix.lmu.de, Ihr Anwesenheitsstatus, Ihr Anzeigename und alle freiwilligen Angaben, die Sie in Ihrem Benutzerprofil speichern, für diese externen Benutzer sichtbar sind.
• Aufgrund der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Nachrichten wird bei der erstmaligen Nutzung ein Verschlüsselungs-Key erzeugt, den Sie mit einer extra Passphrase sichern müssen. Diese Passphrase sollte dann in einem Passwortmanager (bspw. KeePass) sicher hinterlegt werden. Falls die Passphrase verloren geht, droht im schlimmsten Fall, dass auf Nachrichten nicht mehr zurückgegriffen werden kann.
• LMU-Chat (Matrix) kann sowohl über den Browser, als auch mit einem Client verwendet werden.
• Wenn Sie einen Client verwenden, benutzen Sie bitte den Client, der von Ihrer IT-Servicegruppe zur Verfügung gestellt wird.
• Im LMU-Chat (Matrix) haben Sie die Möglichkeit, Chat-Räume zu erstellen und diese zu gestalten. Die Sichtbarkeit und die Zugriffsrechte können für diese Räume sehr detailliert gesteuert werden und den Austausch mit externen Personen ermöglichen. Bitte achten Sie besonders auf die Informationen, die Sie in diesen Räumen weitergeben.
• Die LMU stellt mit LMU-Chat (Matrix) lediglich eine Plattform zur Verfügung. Die Verantwortung für die Einbindung von anderen interaktiven Apps („Widgets“), von Anbindungen an andere Drittanbietern-Dienste („Bridges“) und von Bots innerhalb von LMU-Chat (Matrix), die mit den meisten Clients möglich ist, liegt bei den Nutzenden.
• Die Integration von Widgets, Bridges und Bots innerhalb von LMU-Chat (Matrix) ohne weitere datenschutzrechtliche Maßnahmen ist nicht zulässig. Integrationen können möglicherweise personenbezogenen Daten oder andere vertrauliche Informationen an Dritte übermittelt. Jede Integration muss vorab datenschutzrechtlich geprüft werden. Außerdem sind zusätzlich dazu weitere Maßnahmen notwendig, u.a. die Erstellung einer Verarbeitungsbeschreibung und die Beteiligung des Personalrates. Bitte lassen Sie sich von Ihrer Datenschutzansprechperson beraten.
• LMU-Chat (Matrix) darf nicht zur langfristigen Dokumentation eingesetzt werden, weil alle Chats nach spätestens einem Jahr gelöscht werden.
• Sicherheitsvorfälle, vermutete Sicherheitslücken und einen Missbrauch des Systems müssen Sie unverzüglich an it.security@verwaltung.uni-muenchen.de melden.
• LMU-Chat (Matrix) darf von den Beschäftigten nur zu dienstlichen Zwecken, d.h. zur Erfüllung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben der LMU genutzt werden. Eine Nutzung zu privaten Zwecken ist den Beschäftigten untersagt.
• In LMU-Chat (Matrix) dürfen keine personenbezogenen Daten besonderer Kategorien (u.a. Gesundheitsdaten, Daten zur politischen oder sexuellen Orientierung), Daten die einem Berufsgeheimnisschutz (§ 203 StGB) oder einer besonderen Verschwiegenheitspflicht (z.B. Personalaktendaten) unterliegen, oder sicherheitskritische Informationen (z.B. Zugänge und Passwörter) verarbeitet, insbesondere gespeichert oder mit anderen Nutzenden ausgetauscht werden.
• Informationen aus LMU-Chat (Matrix) dürfen nicht zur Verhaltens- und Leistungskontrolle verwendet werden.
• Sie sind verpflichtet, alle gesetzliche Bestimmungen insbesondere des Urheberrechts und des Datenschutzrechts einzuhalten.
• Bei der Verlinkung auf externe Websites müssen Sie prüfen, dass diese keine rechtswidrigen Inhalte aufweisen und die Linksetzung auch im Übrigen nicht gegen geltendes Recht verstößt, z.B. unter Umgehung von Schutzmaßnahmen erfolgt.
• Sie dürfen keine gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßende, pornographische, obszöne, diffamierende, verleumderische, beleidigende, bedrohende, volksverhetzende oder rassistische Inhalte in LMU-Chat (Matrix) einstellen.
• Auch das Einstellen von Inhalten zum Zwecke der Werbung jeder Art, sowie die Übermittlung von Informationen, welche Schadware, z.B. einen Virus, einen Fehler, Manipulationen oder ähnliche schädigende Elemente enthalten, ist untersagt, ebenso wie das Einstellen von Inhalten, die das Ansehen der LMU oder des Klinikums der Universität München (KUM) schädigen.

Bitte beachten Sie, dass dieses IT-Angebot möglicherweise zeitweise nicht zur Verfügung steht, z.B. aufgrund von Wartungsarbeiten. Wir informieren Sie – soweit uns das möglich ist – rechtzeitig über eine Nichtverfügbarkeit.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
E-Mail: VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
E-Mail: it-servicedesk@lmu.de

Es gelten die Nutzungsbedingungen, Datenverwendungshinweise und Datenschutzinformationen in der jeweils geltenden Fassung.

Stand: 15.05.2024