Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise

Für die Nutzung der Dienste Wahlbenachrichtigung/Briefwahlantrag/elektronische Wahl (Online-Wahl) im LMU-Wahlportal ist es erforderlich, dass Ihre LMU-Benutzerkennung freigeschaltet und durch die Vergabe eines sicheren Passwortes geschützt ist. Erst nach der Freischaltung kann die Wahlbenachrichtigung abgerufen werden, kann ggfs. Briefwahl beantragt werden und besteht die Möglichkeit zur Teilnahme an der elektronischen Wahl. Um die Sicherheit und Vertraulichkeit der elektronischen Wahl zu gewährleisten ist es erforderlich, dass die Teilnahme über ein sicheres Endgerät erfolgt. Das Passwort für die LMU-Benutzerkennung sollte nicht im Webbrowser gespeichert werden.

• Die Wahlbenachrichtigung erhalten Sie anlässlich der diesjährigen Hochschulwahlen. Die Wahlbenachrichtigung hat den Zweck, frühzeitig und individuell über die Wahl zu informieren und dadurch die Wahlbeteiligung zu erhöhen.
• Die Teilnahme an der Hochschulwahl ist freiwillig und dient der Vertretung der Interessen der Studierenden.
• Sofern Sie per Briefwahl an der Wahl teilnehmen möchten, haben Sie über den Briefwahlantrag und die Adressänderungsfunktion (Kontaktformular) die Möglichkeit, eine andere Versandadresse für die Zusendung der Wahlunterlagen anzugeben.
• Damit Sie die Dienste nutzen können, brauchen Sie eine LMU-Benutzerkennung, die Sie für die Nutzung des Dienstes einmalig in Ihrem Benutzerkonto freischalten müssen. Ohne eine LMU-Benutzerkennung ist eine Nutzung des Dienstes nicht möglich.
• Der Dienst kann nur im Rahmen Ihrer Zugehörigkeit zur LMU genutzt werden.

Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung der Hochschulwahlen, für die Nutzung der Dienste „Wahlbenachrichtigung“ und der „Online-Wahlen“ im LMU-Portal. Zur Durchführung der Wahl ist es erforderlich, dass ein Verzeichnis aller Wahlberechtigten erstellt wird und Wahlvorschläge eingereicht werden.

Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken erfolgt nicht. Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben oder die wir im Rahmen der Tätigkeit an der LMU über Sie in zulässiger Weise erhalten haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG).

Rechtliche Grundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Erhebung von Adressdaten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die weitere Verarbeitung im Rahmen der Durchführung der Wahl erfolgt im Rahmen der Erfüllung gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. lit. c DSGVO sowie der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2, 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG, i.V.m. Art. 38 BayHSchG i.V.m. § 10 Abs. 1 BayHSchWO, der Grundordnung der Universität München, der Ordnung der LMU zur Durchführung der Wahlen zum Senat, zu den Fakultätsräten und zu den Fachschaftsvertretungen (LMU-Wahlordnung).

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Kandidierende

Zur Vorbereitung der Wahlen werden personenbezogene Daten von Kandidierenden verarbeitet, die sich aktiv als Bewerberinnen oder Bewerber zur Wahl stellen. Wichtige Voraussetzung für die Zulassung von Bewerbungen zur Wahl ist die passive Wahlberechtigung der Bewerberinnen und Bewerber.

Die Wahlbewerbungen stellen die Grundlage für die Erstellung der Stimmzettel im Rahmen der Wahlen dar.

Nach erfolgreich durchgeführter Wahl werden die Stimmen ausgezählt um das Wahlergebnis zu bestimmen.

Es werden folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Listenname
• Familienname
• Vorname
• Fakultätszugehörigkeit, ggf. Universitätseinrichtung
• ggf. akademische Grade/Titel
• Dienstanschrift (bei Beschäftigten der Universität) bzw. Privatanschrift (bei Studierenden)
• Matrikelnummer (bei Studierenden)
• Studiengang (bei Studierenden)

Wahlberechtigte

Für die Erstellung des Wählerverzeichnisses aller Wahlberechtigten werden im Rahmen der Wahlen folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Familienname
• Vorname
• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse
• LMU-ID
• Mitgliedergruppe
• Amts-, Dienst- oder Berufsbezeichnung
• bei Beschäftigten die Personalnummer,
• bei Studierenden und Promovierenden die Matrikel-Nummer
• für Promovierende die Angabe, in welcher Mitgliedergruppe sie ihre Wahlberechtigung ausüben wollen
• die Fakultätszugehörigkeit und ggf. Zugehörigkeit zu einer Universitätseinrichtung
• ggf. akademische Grade/Titel
• ggf. Zeitraum und Dauer einer Beurlaubung
• aktive bzw. passive Wahlberechtigung

In der Wahlbenachrichtigung/Adressänderungsfunktion werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Name
• Vorname
• Geschlecht
• Semesteradresse (Studierende)
• Dienststelle (Beschäftigte)
• Wählergruppe
• ggfs. abweichende Versandadresse für die Wahlunterlagen, sofern dies im Rahmen der Briefwahl beantragt wurde

Empfänger

Die gültigen Wahlvorschläge mit den Bewerberinnen und Bewerbern werden in den Dienststellen per Aushang bekanntgegeben und auf http://www.lmu.de/wahlamt.

Bei der Urnenwahl werden die Stimmzettel an Wahlberechtigte ausgegeben. Die verwendeten Stimmzettel werden von der Wahlleitung unmittelbar nach der Wahl vernichtet. Die ausgefüllten Stimmzettel werden vernichtet, sobald das Wahlergebnis rechtskräftig festgestellt ist.

Die Wahlleitung gibt das Wahlergebnis, sowie die Namen der gewählten Personen und der Nachrücker bekannt (amtliche Bekanntmachung, Bekanntmachung per Aushang in der LMU, Weiterleitung der Ergebnisse an die erforderlichen Gremien und die erforderlichen Stellen der Verwaltung.

Soweit Datenverarbeitungen am Leibniz-Rechenzentrum der Bayerischen Akademie der Wissenschaften (LRZ) vorgenommen werden (z.B. Datenspeicherungen) erfolgt dies im Rahmen eines Auftragsverhältnisses gemäß Art. 28 DSGVO und des insofern geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages.

Es erfolgt keine Weitergabe von personenbezogenen Daten der Wahlberechtigten an Dritte.

Datenübermittlung an POLYAS zur Durchführung der Online-Wahl

Für die Teilnahme an der elektronischen Wahl (Online-Wahl) werden Daten an den Dienstleister POLYAS (POLYAS GmbH, www.polyas.de, Marie-Calm-Sr. 1-5, 34131 Kassel, https://www.polyas.de/datenschutz) übermittelt. Hierbei handelt es sich um die Daten der Stimmzettel (Listenname, Name, Vorname, ggf. akademische Grade/Titel der Bewerberinnen und Bewerber, Dienststelle bzw. Fakultät). Die LMU hat hierzu mit der Firma POLYAS einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Hierin sind die notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen festgelegt. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau erfolgt nicht.

Im Stimmabgabesystem POLYAS (Version CORE 2.5, Teil von BSI-DSZ-CC-0862-V2-2021) wird mittels einer 18-stelligen pseudonymen Wahl-ID festgestellt, für welche Mitgliedergruppe und welche Gremien Sie wahlberechtigt sind. Die Wahl-ID erlaubt keine Rückschlüsse auf natürliche Personen und wird mittels SecureLink verschlüsselt übermittelt. Das Wählerverzeichnis mit den Klarnamen verbleibt ausschließlich bei der LMU und wird auf LMU-eigenen Servern geführt. Bei der Anmeldung am Wahlsystem werden keine personenbezogenen Daten verwendet.

Die Speicherung Ihrer abgegebenen Stimmen erfolgt ausschließlich anonymisiert und ohne Möglichkeit, die Reihenfolge des Stimmeingangs nachzuvollziehen. Während der Stimmeingabe kommt es durch das Wahlsystem POLYAS zu keiner Speicherung Ihrer Stimmen auf dem von Ihnen verwendeten Endgerät. Unbemerkte Veränderungen der Stimmeingabe durch Dritte sind ausgeschlossen. Die Speicherung Ihrer Stimmen in der elektronischen Wahlurne erfolgt nach einem nicht nachvollziehbaren Zufallsprinzip. Ihre Anmeldung am Wahlsystem, die Auswahl und Abgabe der Stimmen sowie persönliche Informationen und IP-Adressen werden zu keiner Zeit protokolliert.

Die Wahlleitung erhält das Wahlergebnis (ausgezählte Stimmen je Bewerberin bzw. je Bewerber vom Provider des Online-Wahlsystems (POLYAS).

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die gespeicherten Daten werden verarbeitet, solange und soweit dies für den jeweiligen Zweck der Datenverarbeitung zur Durchführung der Hochschulwahlen erforderlich ist.

Im Fall der Einwilligung erfolgt die Verarbeitung bis auf Widerruf. Spätestens mit Rechtskraft des Wahlergebnisses (voraussichtlich Ende Juli 2022) werden die Daten unverzüglich aus den entsprechenden Systemen gelöscht, sofern und soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bzw. keine berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen.

Die Daten der gewählten Personen werden spätestens mit dem Ende der Amtszeit des zu wählenden Gremiums, für welche Wahlvorschläge eingereicht wurden, gelöscht, sofern der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bzw. keine berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen.

Verantwortlicher, zuständige Dienststelle und Support

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Ref. III.8/Wahlamt
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Wahlamt@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Bei technischen Fragen: it.support@verwaltung.uni-muenchen.de

Bei Fragen zu den Wahlen: Wahlamt@verwaltung.uni-meunchen.de

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU

Ludwig-Maximilians-Universität München
-- Behördlicher Datenschutzbeauftragter -- Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Tel.: 089-2180-2414
https://www.lmu.de/datenschutz

Information zu bestehenden Rechten

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO), Beschränkung (Art. 18 DSGVO) und auf Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Daneben steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für die Ludwig-Maximilians-Universität München zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (Internet: www.datenschutz-bayern.de).

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie Fragen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung (s.o.). Diese prüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und trifft dann die erforderlichen Maßnahmen.

Es gelten diese Datenschutzinformationen in der aktuellen Fassung.
Stand: Juni 2022